La sauvegarde des données sur support physique, tel qu’une clé-USB ou disque dur externe, est une méthode de sauvegarde classique dont la plupart des entreprises utilisent encore aujourd’hui. Pourtant, elle n’est plus adaptée aux besoins actuels des TPE et PME et ne garantit pas une sécurité optimale des données. Ces supports de sauvegarde sont en effet souvent stockés au sein des locaux de l’entreprise. En cas de sinistre, de vol ou de piratage, la perte de données est totalement assurée, sans aucun moyen de les récupérer ! Or, selon les statistiques, 80% des entreprises ayant perdu leurs données informatiques font faillite dans les 12 mois qui suivent.

Pour éviter d’arriver à cette situation, il existe une solution de sauvegarde bien plus fiable et entièrement sécurisée. Il s’agit de la sauvegarde externalisée par un prestataire externe. De plus en plus d’entreprises se tournent désormais vers ce moyen de sauvegarde hors site en raison des nombreux bénéfices qu’il apporte.

Définition, fonctionnement et avantages pour les PME, on vous dit tout sur la sauvegarde externalisée !

Sauvegarde externalisée : définition

En entreprise, la sauvegarde externalisée consiste à confier une partie ou l’intégralité du processus de sauvegarde de ses données à un prestataire externe. Ce dernier s’occupe de la gestion des sauvegardes des données du système d’information de son client sur des datacenters distants. À l’opposée de la sauvegarde locale, les données de l’entreprise sont alors en dehors de ses locaux.

Le prestataire externe procède à la duplication, au cryptage et à la mise en sécurité des données de votre entreprise, qu’elles soient sensibles ou non. Cela dans l’objectif de vous éviter la perte de vos fichiers ou la perte d’accès à votre système d’information. Ces opérations vous protègent également des coûts que le rétablissement de ces pertes de données peut engendrer.

La sauvegarde externalisée permet aux PME de disposer de copies à jour de leurs données sur des serveurs à distance et sécurisés. Ainsi, en cas de sinistre ou de cyberattaques, elles pourront récupérer rapidement la totalité des données endommagées. Il existe différentes solutions de sauvegarde externalisée :

• La sauvegarde sur disque dur externe chez un prestataire,
• L’export, qui consiste à envoyer manuellement la sauvegarde sur un serveur distant,
• Le backup sur serveur NAS (Network Attached Storage) hébergé un data center tiers hautement sécurisé,
• La sauvegarde dans le cloud.

Sauvegarde externalisée : une méthode pratique

La sauvegarde externalisée est une méthode de sauvegarde simple à mettre en place. Votre prestataire met à votre disposition des serveurs de sauvegarde totalement et exclusivement dédiés au stockage des copies de vos fichiers et documents. Les données sont cryptées avant d’être transitées vers les serveurs distants via une connexion internet. Ce chiffrement continu est actif tout au long de leur sauvegarde.

Les sauvegardes de vos données sur les serveurs externes peuvent se réaliser de plusieurs manières. Vous pouvez les programmer à une date et une heure bien précises. Il est aussi possible de les planifier à une fréquence fixe déterminée afin que les sauvegardes de données se fassent automatiquement. Par exemple, vous pouvez opter pour une sauvegarde quotidienne ou une sauvegarde hebdomadaire de vos données, à l’heure où les collaborateurs terminent leur journée de travail. Enfin, les sauvegardes peuvent aussi être effectuées à temps réel. Une connexion automatique est mise en place entre les différentes postes de travail de votre entreprise. Les modifications apportées aux fichiers sauvegardés sont ainsi synchronisées sur tous les postes des salariés.

La sauvegarde externalisée est très pratique à mettre en œuvre au sein d’une PME, sans requérir à une manipulation technique complexe. Elle est simple à manipuler pour tous les collaborateurs de la société. Un seul logiciel de sauvegarde est installé sur tous les postes de l’entreprise servant à définir les données à stocker sur les serveurs du prestataire. Les sauvegardes automatiques s’exécutent ensuite selon le calendrier défini. Les données sauvegardées deviennent consultables depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

Sauvegarde externalisée : les avantages pour les PME

Effectuer une sauvegarde externalisée de leurs données permet aux PME de bénéficier de nombreux avantages.

• Automatisation de la sauvegarde

Avec la sauvegarde externe, plus besoin de réaliser manuellement la sauvegarde régulière de vos données. Les PME n’ont qu’à déterminer la fréquence à laquelle les mises à jour de leurs données sur les serveurs de l’hébergeur se feront régulièrement, et elles s’exécuteront automatiquement. Aucune manipulation technique complexe ni répétitive n’est requise. Ainsi, elles pourront davantage se concentrer sur leur activité. Généralement, l’automatisation des sauvegardes quotidiennes au sein des entreprises a lieu le soir, lorsque les collaborateurs ont terminé leur journée de travail. Cela a pour but d’éviter la saturation des serveurs qui peuvent ralentir le processus de sauvegarde. Grâce aux sauvegardes automatiques et à la synchronisation, aucune perte de données ou oubli n’est possible.

• Solution de sauvegarde évolutive et économique

Les fournisseurs de service d’externalisation de sauvegarde proposent toujours à leurs clients des offres personnalisées, qui s’adaptent vraiment à leurs besoins. Leurs serveurs peuvent héberger d’immense quantité de données. Si les fichiers à sauvegarder de l’entreprise cliente augmentent alors avec le temps, elle pourra demander un espace de stockage plus important le jour où elle en aura besoin. La sauvegarde cloud libère aussi les PME des investissements liés à l’achat de ressources matérielles nécessaires à une sauvegarde locale, des coûts de maintenance de celles-ci ainsi que les interventions humaines quotidiennes. C’est le prestataire qui s’occupe de tout en temps réel. Les collaborateurs de l’entreprise gagnent ainsi un temps précieux pour se consacrer entièrement sur leurs tâches principales.

• Sécurisation maximale des données

L’externalisation de la sauvegarde est l’une des solutions de sécurité informatique les plus assurées du marché. En cas d’incident, de vol, d’erreur humaine, d’incendie ou d’actes de cybercriminalité, les données de l’entreprise sont bien à l’abri sur des serveurs ultrasécurisés. Et lorsqu’elles transitent sur internet pour rejoindre les serveurs dans le datacenter, aucun souci à se faire puisqu’elles sont cryptées. Personne ne pourra donc les intercepter sans connaître le code de décryptage. Enfin, avec la sauvegarde d’informations externalisée, vous avez aussi droit à l’effacement des données, que ce soit volontaire ou par erreur. La fonctionnalité « versioning » permet de remonter le temps et d’accéder à un historique des différentes sauvegardes afin de retrouver les fichiers supprimés ou perdus.

• Restauration des données en cas de perte

L’avantage principal de la sauvegarde externalisée est bien évidemment la possibilité de restitution des données en cas de perte. Chaque jour, les PME sont exposées à diverses menaces : erreur de manipulation, infection de virus informatiques, surtension électrique, catastrophe naturelle, pannes de matériel, etc. Ces derniers peuvent faire disparaître toutes les données critiques de l’entreprise en un clin d’œil, qui peut entraîner un arrêt temporaire, voire définitif, de son activité. Selon une étude réalisée par National Archives and Records Administration, 93% des entreprises qui ont perdu leurs données pendant plus de 10 jours ont fait faillite l’année suivant la catastrophe. En ce qui concerne les données simples, leur perte entraine, dans 60% des cas, une cessation d’activité dans les 6 mois. Avec la sauvegarde externalisée, il suffit de quelques clics pour restaurer les données perdues.

• Garantie de la continuité de l’activité

Grâce aux restaurations des données, vous limitez considérablement le temps de suspension de votre activité après sinistre. La sauvegarde et restauration se réalisent facilement et en quelques heures ou jours en fonction du volume des données à restaurer et du prestataire. La sauvegarde externalisée accompagne la mise en place de Plan de Reprise d’Activité (PRA) ou Plan de Continuité d’Activité (PCA) virtuel. Par rapport aux PRA et PCA traditionnels, elle est plus simple et plus accessible pour les PME.

Les différents types de sauvegarde externalisée

Il existe plusieurs stratégies de sauvegarde externalisée : la sauvegarde complète, la sauvegarde incrémentielle et la sauvegarde différentielle. Chacune d’elle possède ses propres avantages et inconvénients. La sauvegarde incrémentielle et la sauvegarde différentielle font partie des stratégies de sauvegardes dites « intelligentes » et sont les plus utilisées par les professionnels lors de l’externalisation.

Voici les différences entre ces types de sauvegarde :

• La sauvegarde complète

Comme son nom l’indique, la sauvegarde complète ou full back-up, consiste à une sauvegarde totale de toutes les données de l’entreprise. Cette méthode ne doit être réalisée que périodiquement, généralement en dehors des heures de travail, comme le soir ou le weekend. En effet, elle peut prendre beaucoup de temps, de quelques heures à plusieurs jours parfois, en fonction de la quantité de données à conserver. L’espace de stockage nécessaire est aussi plus important. Il est contre-indiqué de modifier les données au même instant, car cela peut déranger le processus de sauvegarde.

L’avantage principal de ce système de backup est que toutes les informations sont stockées en une seule fois. La restauration des données requiert ainsi un temps réduit et le temps de reprise après sinistre est limité au maximum.

La sauvegarde complète est la plupart du temps combinée avec une stratégie de backups différentiels ou incrémentiels.

• La sauvegarde complète synthétique

La sauvegarde complète synthétique ou full synthetic est une sauvegarde complète qui se réalise beaucoup plus rapidement. Plutôt que de sauvegarder toutes les données à nouveau, elle actualise d’abord la sauvegarde complète initiale en identifiant les changements apportés aux fichiers pour les répercuter dans la nouvelle sauvegarde. Les données qui n’ont pas été modifiées ne seront donc pas inutilement sauvegardées à nouveau.

Avec la sauvegarde complète synthétique, l’ensemble des données de votre entreprise est reproduit parfaitement dans le cloud sans pour autant surcharger les serveurs. Elle permet de limiter l’utilisation de la bande passante et de réduire le temps des sauvegardes et restaurations des données (jusqu’à 90 % de gain).

• La sauvegarde incrémentielle

La sauvegarde incrémentielle est aussi dénommée sauvegarde incrémentale ou incremental back-up. Elle consiste à enregistrer uniquement les données qui ont été modifiées depuis la dernière sauvegarde complète ou incrémentielle. L’entreprise doit toujours commencer par un backup complet, de préférence chaque semaine. Par la suite, des sauvegardes incrémentielles s’ensuivront tous les jours.  En cas de sinistres ou d’incident, la restauration des données concernera la dernière sauvegarde complète combinée à toutes les sauvegardes incrémentielles journalières.

La sauvegarde incrémentale est la meilleure stratégie à adopter pour une PME qui désire sauvegarder ses données sur un serveur en ligne ou sur des serveurs locaux. En effet, elle enregistre à chaque fois une petite quantité de données, sans aucun impact sur l’activité de l’entreprise. Elle est alors rapide à réaliser et nécessite moins d’espace de stockage.

Néanmoins, le temps de récupération des données après sinistre est très long puisqu’il faut effectuer plusieurs backups successifs : la dernière sauvegarde globale et les sauvegardes incrémentielles suivantes. Chaque sauvegarde doit aussi fonctionner correctement, sous risque d’affecter la restauration l’ensemble du processus de récupération.

• La sauvegarde différentielle

À l’inverse de la sauvegarde incrémentielle, la sauvegarde différentielle ou differential back-up enregistre les fichiers modifiés depuis la précédente sauvegarde complète. Le processus commence par un backup complet initial de l’ensemble des données de l’entreprise. Une sauvegarde partielle est ensuite effectuée à une fréquence déterminée à l’avance, qui ne contienne que les informations modifiées depuis la dernière sauvegarde intégrale. Ainsi, à chaque sauvegarde différentielle, chaque fichier ou dossier changé depuis la sauvegarde complète précédente sera copié.

Pour la restauration des données en cas d’incident, une entreprise qui réalise une sauvegarde hebdomadaire avec un backup différentiel quotidien doit procéder à deux récupérations : la sauvegarde complète et la dernière sauvegarde différentielle comprenant l’intégralité des modifications de la semaine.

Ce système de sauvegarde offre l’avantage de réduire le temps de restauration des données. Cependant, c’est la sauvegarde incrémentielle qui permet une diminution importante du temps nécessaire aux sauvegardes.

Sauvegarde externalisée : pourquoi est-ce indispensable pour les PME ?

Lors du Forum International de la Cybersécurité qui s’est tenu à Lille en 2019, le directeur général de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) a expliqué que « pour atteindre les grands groupes, les cyberattaquant sont bien compris qu’il était plus simple de s’en prendre à leurs prestataires ou fournisseurs, là où toutes les mesures de sécurité n’ont pas forcément été mises en œuvre, pour des raisons de coût ». Les chiffres ont confirmé ses paroles. La confédération des PME (CPME) a effectué un sondage auprès de 374 dirigeants d’entreprises de moins de 50 salariés en 2019. Plus de 40% d’entre eux ont affirmé avoir été victimes d’une ou plusieurs attaques informatiques. Une autre étude de l’ANSSI a aussi révélé que 4 entreprises ciblées par des cyberattaques sur 5 sont des TPE et des PME. Ces attaques ont dans de nombreux cas de lourdes conséquences pour l’activité et l’image de la société, tout en entraînant des pertes financières très importantes.

La sauvegarde complète des données critiques de l’entreprise, quelle que soit sa taille, est alors impérative face à ces risques. Une sauvegarde en local n’est plus adaptée puisque les supports de stockage (clés USB ou disques durs) ne renferment pas nécessairement les dernières données mises à jour et peuvent aussi se perdre facilement. Le serveur personnel interne, quant à lui, peut aussi se faire attaquer ou subir un incident (incendie, court-circuit, suppression accidentelle, vol…). Seule une sauvegarde externalisée permet à une entreprise de récupérer rapidement l’ensemble de ses données pour redémarrer son activité dans le plus bref délai et limiter ainsi les pertes.

Comme nous l’avons vu, les PME ne peuvent plus se passer d’une solution de sauvegarde externalisée en ce moment où les cyberattaques infligent autant de dégâts. Vos données sont d’une importance capitale et la majorité des entreprises qui les perdent ne s’en relèvent pas. La sauvegarde externalisée vous offre tellement d’avantages : économie d’argent, réduction des risques et gain en performances. Pour bénéficier d’un service de backup de qualité, prenez le temps de bien choisir un prestataire sérieux pour vous garantir une sécurité optimale.