La préservation des données informatiques est primordiale, que ce soit pour une entreprise ou pour un particulier. Le plus souvent ces données concernent des informations personnelles et sensibles, il faudra donc les sécuriser. Plusieurs manières de protection des données existent, notamment la sauvegarde externalisée. C’est une opération qui consiste à confier tout ou partie de votre processus de sauvegarde à un prestataire extérieur. Ce dernier va dupliquer, stocker et mettre en sécurité vos données sensibles ou non sur des serveurs de sauvegarde hébergés dans des datacenters distants.
Ces centres de données sont normalement certifiés par des organismes internationaux reconnus dans le domaine de protection des données. Cela garantit un niveau de sécurité plus élevé pour vos fichiers et dossiers personnels et professionnels.
De plus en plus d’entreprises ont actuellement recours à la solution de sauvegarde externalisée. Au-delà de sa simplicité et de sa rapidité, elle est également source de nombreux avantages. Elle n’est plus seulement destinée aux grandes sociétés. Les PME, les startups et même les particuliers sont désormais convaincus de la performance de ce système de sauvegarde de données. L’externalisation des sauvegardes peut se faire via différents modes : en achetant un disque-dur chez un prestataire extérieur, grâce à l’export FTP, un NAS hébergé à distance ou bien par la sauvegarde Cloud.
Vous souhaitez protéger vos données d’entreprise et la sauvegarde externe vous intéresse ? Découvrez comment elle marche exactement et quels bénéfices elle peut apporter à votre société.
Comment fonctionne réellement la sauvegarde externalisée ?
La mise en place d’une procédure de sauvegarde externalisée des données de l’entreprise permet de bénéficier d’une copie de ces informations sur des serveurs hébergés sur un ou plusieurs datacenters distants. L’objectif est de protéger toutes les informations contre tout incident (perte, vol ou altération) et de les restaurer rapidement en cas de besoins. Lors du processus de sauvegarde, les données sont transférées via une connexion Internet pour être stockées dans le serveur du prestataire. Ce serveur est entièrement et exclusivement dédié à la sauvegarde des fichiers clients. Un cryptage avec chiffrement protège les données durant leur envoi.
Les opérations de sauvegardes fréquentes sont programmées pour être effectuées à la fréquence et à l’heure désirée. Cela peut être par exemple, des sauvegardes quotidiennes qui se lancent automatiquement chaque jour dès que vos collaborateurs terminent leur journée de travail. Une connexion automatique est de ce fait mise en place entre les différents postes de travail des salariés de votre entreprise et le serveur de sauvegarde du prestataire. Toutes les actions de sauvegarde de vos données sont ainsi synchronisées, afin de n’oublier aucun fichier ou dossier à sauvegarder.
Les entreprises qui ont recours au service de sauvegarde externalisée ne s’occupent d’aucune manipulation technique complexe. Un logiciel de sauvegarde est installé sur les ordinateurs des collaborateurs. Celui-ci permet de déterminer les données à sauvegarder et elles seront copiées de façon automatique sur des serveurs hautement sécurisés, suivant le planning défini à l’avance.
Ainsi, si vous supprimez par erreur vos données ou vous les perdez, vous disposez toujours d’une copie de celles-ci dans le Cloud ou dans un autre support de sauvegarde externe. Si la perte ou la corruption concerne un ou plusieurs fichiers, vous pouvez accéder à leurs versions précédentes grâce à la fonction « versionning ».
Quels sont les différents types de sauvegarde externalisée ?
Il existe différentes techniques de sauvegarde à distance : la sauvegarde complète, la sauvegarde complète synthétique, la sauvegarde différentielle et la sauvegarde incrémentielle. Les deux dernières sont dites stratégies de sauvegarde « intelligentes » et sont les plus utilisées au sein des entreprises. Elles offrent de hautes performances et permettent d’économiser en temps et en espace de stockage.
- La sauvegarde complète ou full backup
La sauvegarde complète, comme son nom l’indique, consiste à sauvegarder la totalité de vos données. Le volume de données est alors assez important à chaque sauvegarde, entrainant du temps de sauvegarde long et un espace de stockage considérable. Cette technique est conseillée aux PME ne manipulant qu’une faible quantité de données. Les grands groupes et grandes entreprises peuvent éventuellement l’utiliser, mais uniquement couplée à un autre type de sauvegarde : différentielle ou incrémentielle.
- La sauvegarde complète synthétique ou full synthetic
La sauvegarde complète synthétique est également une sauvegarde intégrale de vos données, mais avec un temps plus rapide. Elle synthétise la sauvegarde complète précédente avec les sauvegardes incrémentielles ultérieures pour créer une nouvelle sauvegarde complète. Elle identifie et enregistre les changements qui ne sont pas encore sauvegardés dans les sessions incrémentielles. Cette technique garantit une reproductibilité optimale de l’ensemble de vos données. Elle accélère également le temps de sauvegarde (jusqu’à 90 % de gain) et limite l’utilisation de la bande passante.
- La sauvegarde incrémentielle ou sauvegarde incrémentale
La sauvegarde incrémentale copie uniquement les fichiers modifiés à partir de la sauvegarde précédente. Par exemple, vous effectuez une sauvegarde complète le lundi, puis le mardi, seuls les fichiers modifiés ou ajoutés depuis lundi seront sauvegardés. Le mercredi, ce sont les changements depuis mardi seront enregistrés, et ainsi de suite jusqu’à la prochaine sauvegarde complète. Cette technique a l’avantage d’être rapide à réaliser. Elle vous permet d’effectuer une sauvegarde régulière de vos données d’entreprise sans aucun impact sur votre activité.
- La sauvegarde différentielle
Contrairement à la sauvegarde incrémentale, la sauvegarde différentielle duplique les données modifiées depuis la dernière sauvegarde complète. Par exemple, vous sauvegardez l’ensemble de vos données le lundi, puis le mardi seront sauvegardées toutes les modifications depuis la sauvegarde complète. Le mercredi, tous les fichiers modifiés depuis la sauvegarde complète du lundi seront sauvegardés, c’est-à-dire les changements du mardi et mercredi. Le jeudi, ce sont les modifications du mardi, mercredi et jeudi, et ainsi de suite jusqu’à la prochaine sauvegarde complète.
Les différents formats de stockage de la sauvegarde externalisée
Pour ces quatre méthodes de sauvegarde externalisée présentées ci-dessus, vous pouvez utiliser un format de stockage différent :
- Sauvegarde en mode fichier :
La sauvegarde en mode « mode fichier » signifie que chaque fois qu’un fichier subit une modification, il est à nouveau sauvegardé dans son intégralité.
- Sauvegarde en mode bloc :
Le « mode bloc » fragmente un fichier en plusieurs blocs différents à identifiant unique. À chaque sauvegarde, seuls les blocs modifiés depuis la dernière session sont copiés. C’est le format recommandé pour la sauvegarde externalisée du fait qu’il réduit la quantité des données à sauvegarder au minimum.
- Sauvegarde en mode objet :
La sauvegarde en « mode objet » décompose les fichiers en éléments distincts appelés objets. Chacun de ces éléments est sauvegardé sur une machine différente. Ce système de stockage est économique et convient bien aux données statiques, c’est-à-dire qui ne changent jamais.
Pourquoi opter pour la sauvegarde externalisée ?
Les avantages de la sauvegarde externalisée sont multiples, mais surtout très importants. Plusieurs entreprises dépendent aujourd’hui de leurs logiciels et de la sauvegarde de leurs données. Voici les trois principales raisons pour lesquelles l’adoption de la sauvegarde distante est essentielle au sein de toutes les organisations, quels qu’en soient leur taille et leur domaine d’activité.
- La sauvegarde externalisée est la solution la plus sûre
L’atout majeur de la sauvegarde externalisée est sa capacité à se protéger contre tout type d’incident. Infection de virus informatiques, erreur de manipulation, pannes de matériels, cyberattaques, catastrophe naturelle…, vos données sont exposées à de nombreuses menaces. Leurs conséquences peuvent vite devenir désastreuses pour votre entreprise. Elles font disparaitre vos précieux fichiers et dossiers en un clin d’œil, ce qui arrêtera toute votre activité temporairement ou définitivement. En effet, chacune de vos données stratégiques a un rôle essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise et à son développement, voire à sa survie.
D’après une étude réalisée par la National Archives and Records Administration, 93% des entreprises ayant subi une perte de leurs données pendant 10 jours ou plus ont fait faillite l’année suivant la catastrophe. Pour ce qui est des pertes de données simples, 60% des sociétés victimes ont cessé leur activité dans les 6 mois.
L’externalisation de la sauvegarde des informations est la solution de sécurité informatique la plus sûre du marché. Elle garantit la protection et la confidentialité de vos informations, notamment grâce au cryptage des données. Ces dernières sont effectivement cryptées avant d’être transférées dans le ou les serveurs dans le datacenter de votre prestataire. Cette action a l’avantage de déjouer les attaques malveillantes qui ont l’intention de voler vos données. Celles-ci restent illisibles sans la clé de déchiffrement dont vous êtes le seul propriétaire.
La sauvegarde externalisée contribue aussi efficacement à une reprise après sinistre rapide et sereine.
- La sauvegarde externalisée vous donne le droit à l’erreur
Le raccourci clavier Ctrl + S est certainement l’un des automatismes les plus connus et les plus utilisés par les personnes travaillant quotidiennement sur ordinateur. Elle permet une sauvegarde locale rapide de tout type de document. Pourtant, même si vous réalisez manuellement une sauvegarde régulière, cela ne garantit pas l’effacement de fichiers importants par mégarde. Les études ont en effet montré que la principale cause de la perte de données est due à une erreur humaine.
Grâce à la sauvegarde externalisée, vous avez la possibilité de restaurer tous vos fichiers supprimés par inadvertance. La fonctionnalité « Versionning » vous permet de remonter le temps et de retrouver facilement une version antérieure de vos données perdues à une date précise. Le temps de sauvegarde et restauration de vos informations dépend de leur volume et de votre prestataire.
- La sauvegarde externalisée permet de se concentrer sur votre business
La sauvegarde en local est une opération fastidieuse qui requiert des ressources matérielles et humaines. Ces dernières deviennent vite très coûteuses sans une garantie de réussite. Par ailleurs, n’oubliez pas que les supports de sauvegarde physiques, tels que la clé-USB, le disque dur externe ou la carte mémoire, ont des durées de vie limitée.
Avec la sauvegarde externalisée, vous n’avez plus à vous soucier des changements de disques durs externes et les manipulations quotidiennes. Votre fournisseur de service de sauvegarde se charge de tout en temps réel : les mises à jour des logiciels, les sauvegardes journalières, l’optimisation de la capacité de stockage, l’amélioration de la sécurité des données et l’anticipation des erreurs. Les offres sont tellement flexibles qu’elles peuvent être adaptées au développement de votre entreprise et de vos données. La mise à niveau de la capacité de stockage entraine certes des coûts, mais ceux-ci sont bien inférieurs à ce que vous dépenseriez pour l’achat de nouveaux supports et matériels supplémentaires. En cas de problème, il est alerté instantanément afin de réagir rapidement et efficacement.
La sauvegarde externalisée est aussi entièrement automatisée. Lors de l’installation d’un agent de sauvegarde, il vous suffit de paramétrer les chemins, la fréquence et l’heure de vos sauvegardes automatiques. Cela peut être une sauvegarde quotidienne, une sauvegarde hebdomadaire ou une sauvegarde mensuelle, de préférence au moment où vos salariés ne sont plus au bureau afin de ne pas saturer la bande passante (en weekend ou en fin de journée). Vous n’avez à vous occuper de rien une fois ce calendrier déterminé. Les données sauvegardées sur le Cloud sont consultables depuis n’importe où et à n’importe quel moment, à partir d’un PC de bureau ou portable, un smartphone ou une tablette.
L’importance de la sauvegarde externalisée
Vous l’aurez compris, la sauvegarde externalisée profite plus seulement aux grands groupes, mais désormais aux TPE, aux PME et ETI. Les dirigeants de petites entreprises sont aussi confrontés à la même menace. Se passer d’une solution de sauvegarde externalisée à ce moment où les cyberattaques causent autant de ravages est presque déraisonnable. Vos données constituent les acquis les plus précieux de votre entreprise, et les perdre pourrait causer le ralentissent ou l’arrêt total de votre activité.
Une sauvegarde hybride, c’est-à-dire à la fois externalisée et locale, est aujourd’hui vivement conseillée pour les entreprises pour faire face aux éventuels cas de sinistre ou de perte. Une sauvegarde locale seule ne suffit plus en effet. Les disques durs et les clés USB ont une capacité de stockage limitée. Et ils ne contiennent pas nécessairement les derniers fichiers à jour puisqu’une procédure de sauvegarde quotidienne n’est pas mise en place.
Quant au serveur personnel en interne, il est possible de se faire attaquer, ce qui privera votre entreprise du système informatique pendant plusieurs heures ou plusieurs jours. Il y a également les risques d’erreur humaine ou de sinistre (incendie, inondation, défaillance technique…). La sauvegarde externalisée est la seule solution qui vous permettra de récupérer l’intégralité de vos données très rapidement. Elle garantit une reprise d’activité après sinistre dans un délai très court tout en limitant les pertes.
La sauvegarde externalisée se définit comme la délégation de la gestion des sauvegardes et de la protection des données de votre entreprise à un prestataire externe. C’est un moyen fiable et pérenne de protéger l’ensemble de vos données. Avec une copie de vos fichiers stockés dans des serveurs distants sécurisés, vous vous protégez de tous risques de pertes de données. Vous pouvez également les restaurer en quelques minutes en cas de panne au sein de votre système d’information.
La sauvegarde externalisée est simple à mettre en œuvre au sein d’une entreprise. Il suffit d’installer un logiciel sur vos différents postes de travail et de programmer des sauvegardes automatiques. Cette automatisation évite le risque d’oubli lié à la sauvegarde manuelle des données.