À l’ère du digital, la majorité des données des entreprises sont numérisées. De ce fait, la sauvegarde des fichiers se fait rapidement et chaque collaborateur peut aisément y accéder à n’importe quel moment. Cependant, de même que les données physiques, les données informatiques peuvent aussi devenir vulnérables à certains moments. Suppression accidentelle, défaillance du système informatique, corruption du disque-dur, sinistre, attaque virale… De nombreux scénarios peuvent aujourd’hui causer la perte de données et engendrer des conséquences financières souvent douloureuses. Pour remédier à cela, toute entreprise, quelle que soit sa taille (grand groupe, PME, TPE), doit procéder à la sauvegarde de leurs données.
Littéralement, sauvegarder ses données signifie copier ses fichiers en vue de les conserver dans un périphérique de stockage. Ces copies peuvent être stockées dans un disque dur externe, dans un cloud ou autre support de stockage (clé-USB, carte SD, NAS, etc.). Pour réaliser le backup de leurs données, les entreprises ont deux solutions : soit elles le fassent manuellement en faisant un « copier-coller » des fichiers sur l’outil de stockage, soit elles se servent d’un logiciel de sauvegarde. Ce dernier va sauvegarder toutes les données numériques dans un lieu sûr afin de les protéger contre tout type d’incidents.
Comment marche réellement un logiciel de sauvegarde ? Comment trouver l’outil qui correspond le mieux à vos besoins parmi les nombreux produits sur le marché ? Découvrez en 5 questions toutes les informations importantes à connaitre sur les logiciels de sauvegarde avant de faire votre choix.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de sauvegarde de données ?
Un logiciel de sauvegarde est un outil informatique permettant à une entreprise d’enregistrer des copies exactes de ses données numériques. Celles-ci sont ensuite sauvegardées soit sur des serveurs internes au sein des locaux, soit sur des serveurs distants d’un prestataire externe, ou bien sur les deux en même temps. La possession de cette copie de sauvegarde permet à l’entreprise de restaurer leurs données en cas de perte ou de corruption de fichiers. Cette possibilité de récupération de données leur assure une reprise d’activité quasi immédiate après sinistre.
Le logiciel de sauvegarde des données est un logiciel devenu incontournable pour les professionnels. Il leur sert à protéger leurs données les plus importantes contre tout incident pouvant causer leur perte ou leur endommagement. Il est généralement installé sur chaque poste de travail ou chaque serveur de l’entreprise et sauvegarde les fichiers et dossiers sélectionnés de manière programmée ou à la demande. Plusieurs sociétés produisent actuellement des logiciels de sauvegarde sur le marché. On peut trouver des modèles de logiciel gratuit avec des fonctionnalités basiques. Néanmoins, il est préférable d’opter pour une version payante qui offre une personnalisation optimale du processus de sauvegarde grâce à un ensemble de paramètres et d’outils.
Le logiciel de sauvegarde est une solution de sauvegarde idéale pour les personnes qui ont du mal à se souvenir de sauvegarder sur un support leurs fichiers de façon régulière. Il est aussi indispensable pour les entreprises ou les particuliers qui traitent des documents sensibles, par exemple des données financières.
Avant, l’usage des logiciels de sauvegarde était très compliqué, nécessitant des compétences techniques particulières. Mais maintenant, avec les mises à jour appliquées, son utilisation est à la portée de tous. L’interface devient très simple et très intuitive. Pour mettre en marche votre logiciel, il vous suffit de l’installer sur votre ordinateur ou votre serveur de sauvegarde. Il faut ensuite procéder au paramétrage des différentes options pour les adapter à vos besoins. Ceci concerne notamment le choix des fichiers à sauvegarder, l’emplacement sur lequel les sauvegardes sont stockées, le nombre de versions et la fréquence à laquelle les sauvegardes sont effectuées. Avec un outil sophistiqué, il est possible d’effectuer une sauvegarde sur un serveur hors site, sur un disque externe ou une sauvegarde sur support de stockage telle que des clés USB ou des CD. Certains logiciels sont spécialement dédiés pour la sauvegarde cloud, permettant d’envoyer les fichiers dans un datacenter distant via une connexion Internet et de les récupérer depuis un site Web.
2. Comment fonctionne un logiciel de sauvegarde de données ?
Le logiciel de sauvegarde peut fonctionner manuellement ou automatiquement. En mode automatique, il exécute une sauvegarde automatique à l’intervalle de temps déterminé à l’avance par l’utilisateur. Celle-ci peut être une sauvegarde quotidienne, une sauvegarde hebdomadaire ou une sauvegarde mensuelle. En mode manuel, l’utilisateur doit lancer lui-même les opérations de sauvegarde au moment où il le souhaite.
En fonction des configurations de vos postes de travail et de votre budget, vous avez le choix entre deux sortes de logiciels de sauvegarde de vos données :
– D’abord, il y a le logiciel de sauvegarde limité à un seul système d’exploitation, sous Windows généralement. Il est bon marché, mais limité en termes de fonctionnalités. Ce type d’outil est plus adapté à un autoentrepreneur, à un artisan ou un commerçant qui n’utilise que des ordinateurs fixes.
– Il y a également le logiciel de sauvegarde installable sur différents systèmes d’exploitation : Windows, Ubuntu, Linux, OS X, iOS… Il peut être utilisé sur des PC, des smartphones ou des tablettes. Cette technologie est recommandée pour les entreprises, des PME aux grands comptes, disposant d’un parc informatique important. Elle optimise le travail collaboratif des employés et leur offre la possibilité de consulter les documents durant des déplacements professionnels.
3. Logiciel de sauvegarde de données : quel type choisir ?
Pour protéger vos données d’entreprise, le meilleur moyen est donc de les placer dans un logiciel de sauvegarde. Celui-ci s’occupe de la sauvegarde régulière et automatique dans un lieu sécurisé. Afin de vous orienter vers le type de logiciel de sauvegarde répondant à vos besoins, il faut avant tout déterminer la technique de copie de données dont vous allez exploiter. Il en existe trois :
– La sauvegarde complète ou full backup
La sauvegarde complète est la technique de sauvegarde la plus basique. Elle permet de sauvegarder l’intégralité de votre système d’information. Ainsi, une copie exacte de la source de données sera enregistrée dans le support de sauvegarde. Cette méthode est la plupart du temps combinée avec les deux autres options suivantes.
Pour une sauvegarde totale de vos informations, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de sauvegarde basique avec une version gratuite.
– La sauvegarde différentielle ou differential backup
La sauvegarde différentielle doit forcément être réalisée après une sauvegarde globale. Elle n’enregistre que les fichiers modifiés ou ajoutés à compter de la dernière sauvegarde complète en date. Cela permet à cette technique d’optimiser le temps de restauration des données en cas de perte.
Pour réaliser des sauvegardes différentielles de vos données d’entreprise, plusieurs logiciels disponibles sur le marché sont spécialisés dans le versioning.
– La sauvegarde incrémentale ou incremental backup
La sauvegarde incrémentale ou sauvegarde incrémentielle s’effectue aussi après une sauvegarde complète des données. Elle enregistre uniquement les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde en date, qui peut être complète ou incrémentielle. Les logiciels destinés au backup incrémentiel permettent de sauvegarder les différentes variations d’un fichier. Ainsi, le temps de restauration va être un peu plus long puisque l’outil va fusionner toutes les incrémentales à partir de la dernière sauvegarde complète.
4. Pourquoi utiliser un logiciel de sauvegarde de données pour une entreprise ?
L’utilisation d’un logiciel de sauvegarde des données offre un certain nombre d’avantages pour votre entreprise. En plus de garantir une mesure de sécurité dans les scénarios de destruction ou de perte de données, cet outil propose également d’autres atouts importants que nous allons présenter ci-dessous :
- Un logiciel de sauvegarde pour une prise en main facile
L’usage d’un logiciel de sauvegarde informatique ne requiert aucune formation particulière. Tous les collaborateurs de votre entreprise peuvent rapidement le prendre en main, sans besoin de maîtriser l’informatique à la perfection. Son installation sur les postes de travail est aussi très rapide, qui se fait par un simple téléchargement de l’outil. Quant à l’interface, elle va droit à l’essentiel afin que l’utilisateur puisse gérer l’archivage des données de manière autonome.
- Un logiciel de sauvegarde pour un gain de temps
L’avantage majeur d’un logiciel de sauvegarde pour une entreprise est le gain de temps. La plupart de ces outils offrent à leurs utilisateurs la possibilité d’automatiser la sauvegarde à tout moment. Il vous suffit de le paramétrer dès le début et de préciser les dossiers clés à enregistrer. Les sauvegardes quotidiennes ou hebdomadaires se lancent par la suite automatiquement à l’heure que vous avez définie. Veillez tout simplement à ce que le programme de sauvegarde ne s’opère pas lorsque vos équipes et vos collaborateurs sont en plein travail. Cela risque en effet de causer une véritable lenteur sur votre réseau. Il est fortement recommandé de programmer la mise en marche de vos sauvegardes automatiques lorsque vos employés ont terminé leur journée de travail ou pendant le jour où il y a peu de monde dans vos bureaux. Il est idéal que la planification de sauvegarde soit le vendredi soir ou le week-end afin de pouvoir mettre à jour vos données modifiées de la semaine.
- Un logiciel de sauvegarde pour un accès rapide aux données
En optant pour un logiciel de sauvegarde en ligne, vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur des serveurs hébergés dans un data center distant. Cette option offre à votre entreprise l’opportunité de mieux gérer vos dossiers. En effet, la consultation des données peut se faire à tout moment et n’importe où, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet. Le gain en espace de stockage est aussi considérable puisqu’il n’est plus nécessaire de reproduire les données sur chaque poste pour y accéder. Vous pouvez facilement transférer un système entier d’un ordinateur vers une autre machine vierge. Pour consulter et mettre à jour un document, chaque collaborateur doit se connecter à l’interface de votre prestataire de services de sauvegarde. Pour cela, il doit introduire l’identifiant et le mot de passe approprié.
- Un logiciel de sauvegarde pour la sécurité des données
La sécurité de vos fichiers et bases de données est aussi garantie avec l’utilisation d’un logiciel de sauvegarde. Le risque de perte de données est exclu puisque l’enregistrement se fait toute seule grâce à l’option de sauvegardes automatiques. Vous n’avez plus besoin d’intervenir manuellement. Avec les multiples manipulations entre différents ordinateurs ou serveurs, il est fort probable que vous oubliez de copier un document important qui serait par la suite écrasé ou supprimé. Avec un logiciel de sauvegarde, la sauvegarde et restauration prend en compte l’intégralité de vos données, sans omettre aucun fichier.
- Un logiciel de sauvegarde pour une restauration des données
Aujourd’hui, les menaces sont omniprésentes : virus, panne informatique, ransomware, phishing… Ceux-ci pourraient altérer vos données, supprimer ou bien bloquer l’accès à certains documents. Pour éviter ces désagréments, disposer d’une sauvegarde de vos données les plus sensibles en dehors de votre système principal vous permettra de les réinstaller rapidement en cas de perte ou d’endommagement. La récupération des données ne prend que quelques minutes, en fonction de leur volume.
- Quels sont les critères pour choisir son logiciel de sauvegarde ?
Avec les nombreux produits proposés sur le marché, il n’est pas simple de définir le meilleur logiciel de sauvegarde adapté à vos besoins. Nous vous conseillons de prendre le temps de comparer et de tenir compte de certains critères, à savoir :
- La capacité de stockage et le prix
L’espace disque alloué et le prix sont les premiers critères vous permettant déjà de faire une première sélection des prestataires. Si vous optez pour un espace plus important, le tarif par gigaoctet ou téraoctet baisse généralement. Afin de limiter les dépenses, vérifiez que le logiciel de sauvegarde inclut un système de compression de données. Cela vous permet également de gagner un temps précieux à chaque sauvegarde.
- L’ergonomie de l’interface
Pensez à tester le logiciel de sauvegarde des informations pour voir si sa manipulation est facile. Son usage doit vous être agréable et vous devez comprendre son fonctionnement en quelques minutes. Le logiciel choisi doit aussi s’adapter à votre système d’exploitation, que vous travailliez sous Windows ou sous Mac OS X.
- La vitesse de sauvegarde
Il ne sert à rien de choisir un logiciel de sauvegarde externe trop lent qui risquerait de vous entraver dans votre activité. Assurez-vous que la vitesse de sauvegarde soit rapide et sans inconvénient sur votre travail.
- La duplication des données
Un prestataire de service de sauvegarde de qualité doit être en mesure de proposer une redondance des stockages. Il doit être capable de dupliquer immédiatement vos données sauvegardées sur un autre serveur de secours. Ainsi, si le serveur principal est victime de n’importe quel incident, vous aurez toujours accès à vos fichiers sur le serveur secondaire.
- Le niveau de sécurité et de cryptage
Le logiciel de sauvegarde doit vous garantir un niveau de sécurité élevé en ce qui concerne le transfert, le cryptage et le stockage de vos données. Il faut qu’il offre la possibilité de paramétrer les droits d’accès et de modifications de certains documents. Vérifiez également la procédure de réinitialisation et de récupération du mot de passe.
- La synchronisation des données
Plusieurs logiciels proposent aujourd’hui un système de sauvegarde automatique couplé à une synchronisation instantanée des données. Ainsi, tous les documents faisant objet de modifications sont immédiatement enregistrés sur le serveur sans intervention humaine.
- La taille maximale des fichiers
Certains prestataires de système de sauvegarde imposent une limite de la taille maximale des fichiers et dossiers à sauvegarder. Néanmoins, celle-ci est toujours assez importante afin que les utilisateurs ne l’atteignent pas.
La sauvegarde régulière est la solution la plus adéquate pour une entreprise afin de protéger et de préserver leurs données. L’utilisation d’un logiciel de sauvegarde lui garantit un véritable gain de temps ainsi qu’une sécurité maximale. Cet outil est aujourd’hui décliné dans le but de satisfaire les différents besoins en termes de performances et de compatibilité. N’hésitez pas à les comparer en suivant les critères de choix que nous avons présentés ci-dessus pour trouver votre logiciel de sauvegarde.