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La protection des données constitue une priorité pour la majorité des entreprises aujourd’hui. En effet, la fréquence et le nombre de cyberattaques visant aussi bien les TPE et PME que les grands groupes augmente. Sans oublier le risque de panne ou d’incident de l’infrastructure informatique (incendie, inondation…) qui compromettent fortement l’usage exclusif de dispositifs internes de sauvegarde au sein des locaux (clés USB, disques dur externes…)
Face à ces contraintes, de plus en plus de sociétés choisissent d’investir dans une solution de stockage en ligne grâce à un logiciel ou auprès d’un fournisseur de sauvegarde en ligne. La conservation sur des serveurs externes permet ainsi une restauration des dossiers d’un disque dur ou de systèmes complets en cas de besoin. Tout en appliquant la règle du 3-2-1 (3 sauvegardes dont l’originale, sur 2 supports distincts dont un conservé à l’extérieur).
Quels sont les critères à prendre en compte pour le choix d’une solution de sauvegarde pour son entreprise ? Découvrez 7 points importants qui vous aideront à y voir plus clair.
La technologie de la sauvegarde en ligne (ou sauvegarde cloud) s’est fortement démocratisée ces dernières années. Les prestataires grand public (Dropbox, Google One, Microsoft One Drive ou encore iCloud), ainsi qu’un nombre croissant de fournisseurs privés, proposent leurs services de backup pour sécuriser vos fichiers.
Le premier critère à considérer lors du choix de sa solution de sauvegarde concerne l’automatisation des backups. Pour les petites sociétés ne manipulant que peu d’informations, une solution de type Drive peut s’avérer suffisante. Il faudra cependant veiller à la mise à jour manuelle des fichiers, afin de bénéficier des versions les plus récentes.
Pour les entreprises dont le volume de données est plus conséquent, une solution proposant des fonctionnalités de sauvegarde automatique sera plus adaptée. Les plus petites structures profiteront également des avantages d’automatiser les backups. La procédure permet en effet de gagner un temps précieux et de conserver des données toujours à jour.
Les applications de sauvegarde permettent généralement de sélectionner les plages horaires durant lesquelles seront effectués les backups. Cela permet de ne pas saturer la bande passante et ralentir le réseau de l’entreprise durant les heures d’activité. Les sauvegardes sont alors habituellement réalisées le soir ou le weekend.
Les données d’une entreprise constituent son capital informationnel. Il peut s’agir de factures ou de documents comptables, d’informations clients ou fournisseurs, de catalogues produits ou encore de données sur les salariés de la société. Elles sont généralement le fruit de plusieurs années de travail et il convient de les conserver de manière sécurisée.
En effet, les menaces s’intensifient ces dernières années, tant pour les grands groupes que pour les TPE et PME. Les cyberattaques (ransomware notamment), ainsi que le vol ou la fuite accidentelle de données peuvent compromettre la confidentialité de vos informations. Les conséquences peuvent alors être critiques, tant sur le plan financier que pour la réputation.
Il est donc primordial de veiller à la confidentialité de vos données. La mise en place du RGPD en mai 2018 a contraint de nombreuses organisations à revoir leurs processus de gestion des données dans leur intégralité. Toute société est ainsi tenue de mettre en place des mesures adéquates afin de sécuriser l’ensemble des informations qu’elle conserve.
Le choix d’une solution de sauvegarde se portera donc vers un prestataire de confiance, qui assurera une conservation de vos données en France de préférence. Il faudra veiller à ce que vos données soient cryptées (chiffrage de bout en bout). Une réplication sur deux datacenters est également un plus, afin de palier tout incident de l’une des infrastructures.
L’objectif de la sauvegarde en ligne est de conserver vos données en sécurité, afin de les récupérer lorsque vous en avez besoin. Peut-être souhaiterez-vous les consulter depuis votre ordinateur de bureau habituel, ou bien depuis votre PC portable en déplacement ou encore via votre téléphone mobile.
Tous les prestataires de sauvegarde cloud ne proposent pas forcément d’applications compatibles avec l’ensemble des systèmes d’exploitation (Windows, Linux, macOS, Android…) Assurez-vous donc que le logiciel proposé par votre prestataire corresponde à vos besoins, et n’hésitez pas à demander une démo pour vous familiariser avec la prise en main.
Les services de sauvegarde en ligne sont communément accessibles par 3 moyens :
À noter que de nombreux de services à l’instar de Dropbox et iCloud sont accessibles via ces trois canaux.
Comme évoqué dans le point précédent, il se peut que vous ayez besoin de partager vos données entre plusieurs terminaux : ordinateur de bureau, PC portable, tablette, téléphone mobile… En effet, l’un des points forts de la sauvegarde en ligne est d’offrir une disponibilité des données enregistrées, depuis n’importe quel endroit et quand vous le souhaitez.
La seule condition étant de pouvoir accéder aux services de votre prestataire cloud et au serveur sur lequel sont stockées vos informations. Tel un disque dur accessible à distance, l’espace de stockage fourni par ces serveurs permet à la sauvegarde en ligne de rendre disponibles un fichier ou des dossiers sur tout autre appareil connecté au réseau Internet.
Mais il ne suffit pas d’accéder facilement à vos fichiers, encore faut-il qu’ils soient synchronisés. La synchronisation consiste à mettre à jour automatiquement toutes vos données sur l’ensemble de vos appareils. Ainsi, un élément modifié sur votre ordinateur le sera aussi sur votre smartphone, à condition que ce dernier soit connecté au cloud.
Renseignez-vous donc sur les fonctionnalités proposées par votre prestataire ou votre solution de sauvegarde. Certaines applications effectuent une synchronisation automatique à chaque modification d’un de vos fichiers. D’autres nécessitent une mise à jour manuelle de votre part, avec à la clé un risque d’oubli si l’on n’y prête pas attention.
Le volume de données manipulées par une entreprise a tendance à augmenter avec le temps. Pour vous éviter de surcharger votre espace ainsi que votre bande passante lors des transferts, les opérateurs et applications de backup vous proposent souvent de définir les répertoires à sauvegarder sur vos ordinateurs ainsi que la fréquence des sauvegardes.
Et chaque octet compte ! Les tarifs varient notamment en fonction de la taille de l’espace cloud alloué. Une bonne solution de sauvegarde en ligne professionnelle vous permet ainsi un paramétrage avancé selon l’importance de chaque fichier. Vous ne conservez que ce dont vous avez besoin, et n’augmentez pas inutilement le volume d’informations à stocker.
Pour maîtriser d’avantage votre budget de sauvegarde, l’archivage est également une option intéressante. Cette stratégie assure une conservation des données importantes mais que vous n’avez pas à manipuler (précédents exercices comptables, factures…). Vous économisez ainsi sur le volume de données transférées quotidiennement.
Votre contrat précise-t-il où seront stockées vos données ? Optez dans l’idéal pour une solution proposant des sauvegardes répliquées vers plusieurs datacenters (redondance). Cela vous permet d’éviter une perte d’informations ou une indisponibilité de vos données souvent lourde de conséquences en cas d’incident chez votre prestataire.
Autre avantage offert par certains logiciels lors de la sauvegarde de vos données en ligne : la restauration d’une ancienne version d’un fichier, en fonction de sa date de création. Cette option permet de conserver un historique de vos fichiers, appelé également versioning. Très utile pour retrouver l’état antérieur d’un élément suite à une modification accidentelle !
Ces différentes options peuvent parfois gonfler la facture inutilement, notamment pour les organisations plus modestes. Chaque entreprise étant différentes, les besoins ne seront forcément pas les mêmes. Renseignez-vous préalablement sur les fonctionnalités offertes par votre forfait et n’hésitez pas à retirer celles qui vous semblent superflues.
Afin de permettre un retour à la normale plus rapide suite à un sinistre ou une panne, votre plan de reprise d’activité (PRA) peut prévoir un redémarrage sur un site distant. Certains services vous proposent de dupliquer aussi bien vos répertoires que des configurations complètes d’ordinateurs sur le cloud (programmes installés, système d’exploitation…)
Ainsi en cas de soucis sur votre installation, une restauration complète est effectuée depuis les serveurs de sauvegarde en ligne de votre fournisseur, permettant ainsi votre système d’être déployé sur une machine virtuelle distante. Vous minimisez au maximum le temps d’indisponibilité de votre outil de production et reprenez vos activités sans tarder.
Difficile en général de s’imaginer le temps nécessaire à la récupération de ses données suite à un imprévu. Si tant est qu’elles puissent être récupérées dans leur totalité. Pour certaines structures dépendantes en grande partie de leur service informatique, plusieurs jours d’arrêt (et dans certains cas semaines !) peuvent entraîner des conséquences désastreuses.
Faire un choix parmi les nombreux prestataires et logiciels de sauvegarde en ligne, qu’il s’agisse d’une solution pour une TPE, PME ou une société de taille plus importante, n’est pas toujours aisé. Le plan de tarification n’est pas toujours simple à comprendre, et les fonctionnalités parfois trop nombreuses.
Que vous optiez pour une solution grand public (Dropbox, Google One, OneDrive…) ou pour un prestataire cloud privé, faites au préalable un point complet de vos besoins afin de garder la maîtrise de votre budget. La technologie évoluant sans cesse, les tarifs sont désormais à la portée de tous les portefeuilles ! Il est donc intéressant de comparer les différentes offres afin de trouver celle qui conviendra le mieux aux besoins de votre société.