Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation pour conserver leurs données professionnelles. Plutôt que de garder leurs documents en version papier, toutes les informations sont sauvegardées en mode numérique et stockées dans le Cloud. Pour accéder aux données souhaitées, il suffit d’une connexion Internet et d’un ordinateur ou d’un appareil mobile.
Cette technique de stockage dans le Cloud est considérée comme une solution adaptée pour éviter la perte des données numérisées. Cependant, il n’est pas facile de choisir son fournisseur de services de stockage en ligne. En effet, certains prestataires sont soumis à des lois autres qu’européennes et les configurations techniques des différents cloud computing ne sont pas toutes les mêmes.
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Quels sont les risques de stocker vos données en format papier ?
La dématérialisation implique que vous numérisez tous vos documents autrefois imprimés et stockés sur papier. Le stockage de données sous format papier présente en effet de nombreux inconvénients. Non seulement c’est onéreux, mais il est aussi susceptible d’engendrer d’importants risques de sécurité.
Stocker des données sur papier nécessite d’abord d’investir dans des armoires encombrantes et qui coûtent parfois très cher. Par ailleurs, bien que vos documents soient parfaitement conservés dans un coffre, ils ne sont pas protégés d’un sinistre, comme un incendie ou une inondation. Les risques de perte ou de dégradation sont également élevés. Sans mentionner qu’il est difficile de rendre confidentielles les données stockées sous format papier. Toutes les personnes qui en ont l’accès peuvent les lire.
En revanche, stocker vos documents sous format numérique vous offre plusieurs avantages considérables. Ils sont stockés en toute sécurité au sein d’un répertoire central. Vous pouvez accéder aux informations désirées où que vous soyez, n’importe quand et à partir de tout appareil. Le contrôle des accès aux informations stockées sur le serveur de l’entreprise est aussi plus facile. L’archivage numérique optimise également la durabilité et la pérennité de vos documents professionnels.
Quels sont les risques de stocker vos données en stockage local ?
Une fois les documents de votre entreprise numérisés, vous avez le choix entre une sauvegarde locale ou un stockage distant.
Stocker vos données en local signifie les enregistrer sur votre ordinateur, votre smartphone ou bien sur des périphériques de stockage physiques. Cette solution de sauvegarde est simple à mettre en place, mais les risques sont nombreux. En effet, même si le stockage de documents est sans défaut, les supports de stockage finiront par tomber en panne, ce qui entrainera la perte de vos données. Les cartes mémoire, les clés USB, les disques internes et les disques durs SSD possèdent une durée de vie limitée. Ils sont par ailleurs faciles à perdre. Et les dommages physiques, comme une chute ou une inondation, risquent de détériorer les données ou photos stockées.
Les ransomwares sont aussi aujourd’hui une grande menace pour le stockage des fichiers en local. Il s’agit d’un mode de piratage informatique qui infecte votre ordinateur et bloque l’accès à vos données. Ensuite, une rançon est réclamée pour que vous puissiez retrouver l’usage de vos bases de données.
Ainsi, le stockage sur le Cloud ou stockage en nuage est le meilleur moyen d’assurer la protection des données et éviter tout risque de perte. En effet, même si vos ordinateurs sont piratés, les malfaiteurs n’ont accès qu’à vos documents stockés sur les serveurs locaux. La sauvegarde Cloud consiste à stocker des fichiers dans des serveurs de stockage distants, accessibles via une connexion internet.
Quels sont les limites à sauvegarder vos documents dans le Cloud ?
Le Cloud est une technologie révolutionnaire permettant le stockage des données en ligne. Il existe en trois catégories distinctes possédant chacune ses propres spécificités : le Cloud public, le Cloud privé et le Cloud hybride. Une fois que vous êtes connecté à Internet, vous pouvez consulter et éditer tous types de fichiers de la Suite bureautique stockés sur le Cloud, et cela, sur n’importe quel appareil.
Cependant, à l’inverse des idées reçues, tous les prestataires de stockage sur internet ne sont pas équivalents. Vous devez tenir compte de la sécurisation de vos données ainsi que la juridiction à laquelle le fournisseur est soumis avant de lui confier le stockage de photos et documents de votre entreprise.
Tous les fournisseurs de services Cloud sont tenus de se conformer au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Néanmoins, cela ne veut pas dire pour autant que l’utilisation de la solution Cloud protège vos données critiques contre les analyses et les accès non désirés. Certains prestataires de solutions de stockage en ligne peuvent en effet accéder à vos données et les analyser dans leur propre intérêt, pour les revendre ou les remettre aux autorités de leur pays. La loi CLOUD Act par exemple autorise le gouvernement américain à forcer les fournisseurs Cloud américains à lui transférer les données de leurs clients européens.
Pour sauvegarder de manière sécurisée vos données d’entreprise dans une solution de stockage Cloud, il est essentiel de bien choisir votre prestataire externe !
Comment choisir votre prestataire Cloud pour un stockage en ligne sécurisé ?
Il existe énormément de prestataires qui proposent une offre de stockage Cloud qu’il est aujourd’hui difficile de faire son choix. Pour vous aider à choisir le meilleur service Cloud adapté pour un stockage efficace et sécurisé de vos données d’entreprises, voici quelques facteurs importants à prendre en compte :
- Offre gratuite ou payante ?
Le Cloud est disponible dans des versions payantes, mais également gratuites. Pour les données d’entreprise, il est recommandé de sélectionner pour un Cloud payant pour garantir la sécurité des données. En effet, les informations stockées dans une version gratuite ne sont pas généralement chiffrées durant leur stockage.
- La sécurité et le cryptage de données
Le stockage dans le nuage permet de synchroniser et de partager facilement vos informations entre les collaborateurs. Mais comme toutes les solutions de stockage, le Cloud n’est pas à l’abri des pirates informatiques. Pour sécuriser vos données, assurez-vous que le prestataire propose au minimum un système de chiffrement type SSL ou AES 256. Cela permet d’assurer la sécurité de vos données lors des transferts.
- La localisation de l’hébergeur
Avant de faire votre choix, il est aussi important de vous renseigner sur la localisation des datacenters du fournisseur. Vous devez savoir où exactement seront hébergées vos données. Pour une sécurité et des performances optimales, il est conseillé d’opter pour un prestataire disposant d’un datacenter en France ou en Europe.
Conclusion
Le stockage en ligne est devenu la méthode idéale pour stocker les données d’entreprise. Comparé au stockage papier et stockage local, il s’agit d’une solution plus sûre pour garantir la sécurité de vos données. Il est aussi plus économique et moins encombrant. Les informations stockées sont accessibles à travers le monde, avec une possibilité de synchronisation et de partage rapide.