De nos jours, une quantité astronomique de données numériques circulent quotidiennement au sein du système d’information de chaque entreprise. Toutes les organisations sont obligées de sauvegarder régulièrement leurs données informatiques afin d’assurer le bon fonctionnement de leur activité.
Si la sauvegarde sur support physique (par exemple une clé-USB, un disque-dur interne ou externe) a été la méthode de sauvegarde la plus souvent utilisée, celle-ci est loin d’être parfaite. Elle présente des limites plus ou moins importantes au niveau de la fiabilité, de sécurité informatique ou de récupération de données. Ces supports de sauvegarde physiques peuvent se perdre, être volés ou s’abîmer avec le temps. De plus, ils sont rarement stockés en dehors de l’entreprise. En cas de sinistre, tel qu’une inondation ou un incendie, la perte de données est assurée.
Face à ces nombreux risques, la sauvegarde externalisée, par un prestataire externe, se montre comme la solution idéale de sauvegarde des données. Elle permet de conserver l’ensemble de vos fichiers en toute sécurité, tout en optimisant le processus de sauvegarde pour assurer le développement de votre business.
Découvrez pourquoi la sauvegarde externalisée est la meilleure solution pour assurer la protection des données au sein de votre entreprise.
La sauvegarde externalisée, qu’est-ce que c’est ?
La sauvegarde externalisée, telle que son nom l’indique, consiste à sauvegarder vos données non plus localement au sein de votre entreprise, mais dans des datacenters externes hautement sécurisés. Ce moyen de sauvegarde vous permet d’éviter les risques de perte ou de vol de données. Il offre une restauration rapide et sereine de vos fichiers et dossiers professionnels en cas de sinistre.
C’est votre prestataire externe qui gère le processus de stockage et de protection des données du système d’information de votre entreprise. Il va procéder à la duplication, au cryptage et à la mise en sécurité de toutes vos informations sur un serveur de sauvegarde à distance. Aucune manipulation de votre part n’est demandée puisque les opérations de sauvegarde s’exécutent automatiquement suivant un planning déterminé à l’avance.
L’externalisation de vos sauvegardes peut concerner tout type de données. Il peut s’agir de vos bases de données clients, de vos emails, de vos documents comptables, des informations sur vos employés ou même de vos données système.
Votre prestataire installe un logiciel de sauvegarde sur vos différents postes de travail afin de les relier avec ses serveurs. Vous pouvez ensuite sélectionner les fichiers et dossiers à sauvegarder. Le logiciel crypte, duplique et stocke vos données dans un datacenter distant et hautement sécurisé, selon un intervalle de temps fixe défini préalablement.
Des backups réguliers peuvent par exemple être programmés à chaque fin de journée pour ne pas saturer la bande-passante. La synchronisation de vos données locales au sein de votre entreprise est ainsi en temps réel avec celles sauvegardées dans les serveurs externalisés.
La sauvegarde externalisée peut être physique ou en ligne. Plusieurs choix s’offrent à votre entreprise :
- Le disque dur externe chez le prestataire,
- L’export FTP, qui consiste à envoyer manuellement votre sauvegarde locale sur un serveur distant,
- Le NAS (Network Attached Storage) hébergé dans un data center externe doté d’un niveau sécurité élevé,
- Le Cloud qui permet de stocker une grande quantité de données sur Internet.
Les atouts de la sauvegarde externalisée par rapport à la sauvegarde en local
De plus en plus d’entreprises choisissent désormais de déléguer la gestion de leur sauvegarde des fichiers à un prestataire externe. En effet, cette solution de sauvegarde présente de nombreux atouts comparée à la sauvegarde en local :
Une automatisation de la méthode de sauvegarde
Avec une sauvegarde distante, vous n’êtes plus obligé de penser à réaliser manuellement des sauvegardes régulières de vos données selon vos besoins. Toutes les opérations sont effet entièrement automatisées. Vos données sont automatiquement copiées sur des serveurs de sauvegarde distants qui sont totalement dédiés au stockage de données clients. Il vous suffit de programmer la fréquence à laquelle les tâches de sauvegarde se lancent automatiquement. Cela peut être une sauvegarde quotidienne, une sauvegarde hebdomadaire ou bien une sauvegarde mensuelle. Quant à l’heure, les opérations ont lieu généralement le soir, lorsque les collaborateurs ont terminé leur journée de travail. Des agents de sauvegarde doivent être installés sur votre serveur personnel et vos postes de travail, qui se connectent automatiquement aux serveurs distants de votre prestataire. Toute la procédure est synchronisée, évitant ainsi la perte de vos données ou l’oubli de la sauvegarde. Vous et vos employés n’avez pas de manipulation complexe et répétitive à faire. Vous choisissez ainsi la sérénité avec ce type de sauvegarde, et vous avez tout le temps nécessaire pour vous concentrer sur votre activité
Des copies externalisées pour un maximum de sécurité
L’externalisation des sauvegardes fréquentes permet de renforcer la sécurité des données. La majorité des experts informatiques recommandent vivement la mise en place de la stratégie de sauvegarde « 3-2-1 » au sein des entreprises. Celle-ci consiste à disposer de 3 copies de vos données dans 2 supports différents, dont 1 copie hébergée hors site. En cas d’incendie, d’inondation, d’attaques d’un malware, de vol ou d’erreur humaine, votre sauvegarde externalisée est bien à l’abri sur les serveurs ultra-sécurisés de votre fournisseur de sauvegarde Cloud. Vous avez la garantie de retrouver l’ensemble de vos données d’entreprise en cas de sinistre. Et lorsque vos données transitent sur Internet, elles sont cryptées. Cela a l’avantage de déjouer une attaque malveillante qui a l’intention de voler vos données puisqu’elles sont illisibles. Vous êtes le seul détenteur de la clé de déchiffrement permettant de décrypter les données stockées. Enfin, la fonction « versioning » vous permet de remonter dans le temps et d’accéder à des répertoires des différentes sauvegardes de données afin de récupérer un fichier spécifique perdu ou supprimé par erreur.
La restauration des données en cas de perte
L’atout principal de la sauvegarde externalisée est la possibilité de restituer l’ensemble de vos données sauvegardées en cas de perte. Elle a la capacité de vous protéger contre tout incident, à savoir les actes de cybercriminalité (piratage, ransomware…), les infections de virus informatiques, les pannes de matériel, le vol de données, la suppression par erreur, les accidents humains (liquide renversé…), les sinistres (inondations, incendies…), etc. Tous ces problèmes peuvent vous faire perdre vos précieuses données sensibles en un clin d’œil. Sans solution de sauvegarde et restauration, votre activité peut se retrouver temporairement voire définitivement arrêtée, ce qui entrainera des conséquences négatives sur votre image et vos chiffres d’affaires.
Une continuité d’activité assurée
La sauvegarde externalisée est la garantie d’une reprise après sinistre rapide et efficace. Au moindre incident, elle permet de retourner le plus rapidement possible à un point connu du point connu du passé et à une reprise d’activité. Le Cloud est la solution qui rapproche le plus « l’objectif du point de restauration » (RPO ou Recovery Point Objective) avec « l’objectif du délai de restauration » (RTO ou Recovery Time Objective), pour un laps de temps court entre ces deux objectifs. Les opérations de sauvegardes et restaurations de vos données sont réalisables en quelques heures ou quelques jours en fonction du volume de leur volume et de votre prestataire. Vous limitez ainsi le temps d’indisponibilité de votre interface Web et de suspension de votre activité en cas de perte de données. Cela se traduit par des déficits financiers moins importants, ainsi que la preuve de votre sérieux et de votre fiabilité auprès de vos clients.
Une offre évolutive qui s’adapte à vos besoins
Les fournisseurs de services de sauvegarde externalisée proposent toujours des offres personnalisées, pouvant être adaptées à vos besoins. Vous pouvez donc demander un espace de stockage plus important le jour où vous en avez besoin ou la réduction de votre capacité de stockage si nécessaire. Les serveurs des prestataires peuvent généralement héberger d’immenses quantités de données de tout genre. Leurs solutions de stockage sont très flexibles pour convenir à votre infrastructure et à vos systèmes de fichiers. Elles sont équipées des dernières technologies en matière de sécurité, de rapidité et d’efficacité. Concernant le tarif, vous ne payez que ce que vous utilisez. De plus, vous êtes libéré des coûts de maintenance et des interventions humaines qui sont à la charge du fournisseur.
Les principaux critères pour choisir une solution de sauvegarde externalisée
Avant de sélectionner la solution d’externalisation pour la sauvegarde de vos données d’entreprise, vous devez d’abord définir vos besoins. Pour cela, vous devez déterminer avec précision la nature des données à sauvegarder ainsi que leur volume. Quelle mode de sauvegarde externalisée est ensuite adaptée à vos attentes ? Est-ce un disque dur chez un prestataire externe, l’export FTP, le NAS ou le Cloud ?
Une fois ces éléments spécifiés, il vous faudra réaliser la comparaison de nombreux facteurs.
En premier lieu, il est primordial de vous assurer que le prestataire externe choisi est un expert en cybersécurité. Il doit être réputé dans le domaine et disposer de toutes les compétences nécessaires pour la protection et la sauvegarde de vos données critiques. Les données doivent être cryptées non seulement avant leur transfert, mais aussi tout au long de leur sauvegarde, afin d’assurer leur confidentialité. Ce premier facteur vous permettra de garantir la sécurité de vos sauvegardes de données. L’opération doit également être totalement automatisée pour que vos fichiers puissent être sauvegardés de façon régulière sans aucune intervention de votre part ou de celui de vos employés.
Le second facteur majeur du choix d’un prestataire externe est l’existence d’un service de support informatique de qualité. En confiant la sauvegarde et la sécurisation des données de l’entreprise à un agent de sauvegarde externe, vous n’avez pas le contrôle direct des opérations. Bénéficier d’un service client disponible toute la journée est alors une nécessité afin de répondre à vos questions et vous fournir toutes informations nécessaires. Ne choisissez jamais une solution qui n’inclue pas ce service par défaut dans son offre.
Un prestataire qualifié doit aussi insérer dans son contrat une garantie de temps d’intervention. Il doit être en mesure de répondre rapidement à tout problème technique. Ce critère permet d’assurer le fonctionnement continuel de votre système de sauvegarde de données informatiques en limitant les indisponibilités de votre prestataire.
Filtrez toutes les solutions de sauvegarde externalisée à votre disposition en suivant ces critères. Ensuite, vous pouvez passer à d’autres facteurs tels les fonctionnalités supplémentaires proposées, la simplicité d’utilisation et les tarifs. Effectivement, opter pour une solution gérée par une équipe d’experts en cybersécurité et offrant un temps de réponse ultra rapide peut garantir une externalisation fiable de vos sauvegardes journalières.
Un service de sauvegarde externalisée doit aussi être simple d’utilisation. Toutes les entreprises ne disposent pas d’un Pro de l’informatique en interne. Et même les experts peuvent avoir du mal à manipuler certains logiciels de sauvegarde bien trop complexes. Il faut donc trouver la solution que l’ensemble de vos collaborateurs peut prendre en main instantanément, et qui vous permet une reprise d’activité rapide après sinistre.
Sauvegarde externalisée, combien de temps pour récupérer ses données ?
Aucune entreprise n’est à l’abri de pannes de matériels, de sinistres, d’un vol de données d’un piratage ou d’une erreur humaine. Si l’un de ces problèmes survient, votre société doit être capable de redémarrer rapidement votre activité en limitant les pertes de données. Pour certains secteurs, par exemple les boutiques e-commerce, chaque heure d’inaccessibilité de leur système informatique peut leur faire perdre plusieurs clients, et de ce fait de chiffres d’affaires. Pour la perte de données, les conséquences sont beaucoup plus graves, qu’il s’agisse de tout ou partie des informations de l’entreprise, et ce, quel que soit son domaine d’activité.
Avec une sauvegarde des informations externalisée, vous pouvez récupérer vos données dans son état correct en cas d’incident en seulement quelques clics. Elle a aussi la capacité à pouvoir remonter dans le temps grâce au versioning. L’historique des sauvegardes contient toutes les sauvegardes quotidiennes. Ainsi, vous pouvez revenir à une date antérieure et procéder aux restaurations de vos données perdues ou supprimées par mégarde. Tout cela peut se faire en quelques secondes. La restauration de données peut s’appliquer à un seul fichier, un système entier, une base de données Microsoft Exchange ou SQL ou une installation virtuelle.
Conclusion
En conclusion, la sauvegarde externalisée est actuellement la solution la plus fiable et pérenne pour sauvegarder les données de votre entreprise. Simple à mettre en place, elle s’adapte parfaitement à vos besoins et peut vous faire gagner en performance. Elle vous permet de conserver de manière sécurisée tous les fichiers et dossiers essentiels au bon fonctionnement de votre société.
Ce système de sauvegarde à distance vous aidera également à restaurer rapidement l’ensemble de vos données en cas de sinistre, de défaillance matérielle, de cyberattaques ou encore d’erreur humaine. Sans sauvegarde distante, la récupération de vos données devient difficile, ce qui pourrait entrainer une perte d’informations considérables lorsque le pire se produit.
Cependant, pour profiter d’un backup de qualité, il est primordial de sélectionner un fournisseur de services de sauvegarde sérieux, apte à répondre à vos besoins. Il doit être en mesure de vous garantir une sécurité à toute épreuve et un suivi sur mesure. Différents critères doivent dans ce cas être pris en compte, notamment l’expertise du prestataire, la disponibilité d’un support de service informatique et la rapidité du temps d’intervention en cas de problèmes techniques.